Česar ne meriš, ne moreš uspešno upravljati
Slogan iz managerskih učbenikov postane trda realnost, ko je potrebno identificirati priložnosti za racionalizacijo poslovanja. Z merjenjem lahko tudi preverimo ali ovržemo navzkrižne trditve zaposlenih ali pa zgolj pridobimo realno sliko stanja.
Z različnimi metodami merimo učinkovitost delovanja podjetja: ugotavljamo stopnjo aktivnosti zaposlenih na izbranem delovnem mestu, v posameznih oddelkih ali na ravni celotnega podjetja. Z meritvami preverjamo tudi učinkovitost izrabe strojne opreme. Rezultate numeričnih meritev spremlja kvalitativna analiza. Na podlagi meritev in ugotovitev, pridobljenih z intervjuji zaposlenih, oblikujemo predloge izboljšav, ki prispevajo k večji učinkovitosti izvajanja aktivnosti in uspešnosti poslovanja podjetja.
V praksi merjenja učinkovitosti izvajajo zlasti tista podjetja, ki so zaradi konkurenčnih pritiskov prisiljena k racionalizaciji. Ukrepi za optimizacijo poslovanja bodisi na področju izrabe strojne opreme bodisi zagotavljanje učinkovitosti kadrovskih resursov so še posebej pomembni za podjetja z množično proizvodnjo. Takšna podjetja praviloma delujejo v izredno zaostrenih razmerah kjer že zelo majhni prihranki na enoto v seštevku podjetju prinesejo veliko konkurenčno prednost.
Prispevki
Možnosti za optimizacijo delovanja
Pogosto priložnosti za optimizacijo ostanejo neizkoriščene, ker se zaposleni nahajajo v zatečenem stanju in težko spremenijo obstoječi način dela. Nekateri postopki so bili včasih, v drugačnih tržnih razmerah in z drugačno tehnologijo, morda racionalni, danes pa jih je potrebno zamenjati z drugačnimi rešitvami. Potenciali za izboljšanje poslovanja podjetja se skrivajo predvsem v “aktivnostih v senci”, kot so notranja logistika, vzdrževanje, upravljanje z zalogami, operativno načrtovanje in razporejanje delovne prisotnosti. Tovrstne priložnosti lahko na osnovi meritev, opazovanj, intervjujev in skrbne analize ugotovi zunanji svetovalec, ki ni obremenjen z ustaljenim stanjem v podjetju. Po naših izkušnjah iz več kot 25 projektov je v slovenskih podjetjih tovrstnih rezerv še veliko. Pri našem delu se ravnamo po pravilu, da je načeloma povsod možno zmanjšanje stroškov za vsaj 10 odstotkov.
Metode merjenja učinkovitosti
Za meritve in analizo se poslužujemo različnih metod, najbolj pogoste so:
1. popis aktivnosti,
2. metoda trenutnih opazovanj,
3. metoda snemanja filma ter
4. analiza procesa.
Pri metodi popisa aktivnosti naredimo celovit presek vseh aktivnosti zaposlenih v izbranih oddelkih ali v celotnem podjetju. Skrbna analiza posameznih elementov razkrije možne izboljšave.
Z metodo trenutnih opazovanj merimo obremenitve pri delu in ugotavljamo možne načine optimizacije, ki jo dosežemo z razporeditvijo dela zaposlenih. Tu se priložnosti največkrat pokažejo ob menjavah izmen, malicah, prilagajanju prisotnosti zaposlenih dejanskim potrebam pri delu in podobno. Z meritvami v različnih podjetjih se je na primer izkazalo, da je aktivnost zaposlenih v nočni izmeni le 70-odstotna, spet drugje fiksna prisotnost zaposlenih na delovnem mestu od 7. do 15. ure ne ustreza dejanskim potrebam po delu.
Metoda snemanja filma je osredotočena na mikro analizo posamezne enote: delovnega mesta, stroja ali zaposlenega. S to metodo želimo določiti različne tehnološke izboljšave, ki se morda na prvi pogled zdijo povsem banalne, kot je na primer vpeljava mizice z orodjem na koleščkih, da bi se tako izognili nekaj sto metrom hoje zaposlenih dnevno po orodje in nazaj. Podobne majhne izboljšave lahko v letnem seštevku prinesejo precej prihranjenih delovnih ur.
Analizo procesa izvajamo skupaj z operativnimi vodji. Izkušnje kažejo, da je medsebojna povezava posameznih delov procesa v celoto nezadostna. Tako je s procesnega vidika največ priložnosti za izboljšavo delovanja podjetja ravno pri izboljšanju učinkovitosti prehodov med enotami.
Glavno izhodišče za analizo je usmerjenost k identifikaciji prispevka dodane vrednost za kupca v vsaki aktivnosti ter eliminacija vseh aktivnosti, ki ne prinašajo dodane vrednosti. To v praksi pomeni delovanje s ciljem zniževanja stroškov, skrajšanje pretočnih časov in dviga kakovosti.
Dejavniki uspešnosti meritev
Za natančnost meritev na terenu je ključno sodelovanje in pridobitev interesa srednjih vodij, drugače lahko prihaja do izkrivljenih rezultatov. Uspeh realizacije sprejetih izboljšav pa je odvisen predvsem od odločnosti vodstva, da načrtovano tudi izpelje. Sprememba ustaljenih navad predstavlja napor, zato so izgovori zakaj zadanih nalog ni mogoče izvesti, stalni spremljevalec takšnih projektov.
Največje uspehe praviloma dosegajo tista podjetja, ki proces merjenja in iskanja izboljšav ponotranjijo in prek prenosa znanj, ki ga nudimo svetovalci, krepijo iniciativnost zaposlenih in uveljavijo prakso stalnih izboljšav. Številni primeri iz prakse kažejo, da je takšne uspehe skupnimi napori svetovalcev, vodstva podjetja in zaposlenih možno doseči.
Optimizacija poslovanja je mogoča v vseh podjetjih. Načeloma je z racionalizacijo delovnih postopkov stroške možno zmanjšati vsaj za 10 odstotkov.
Uspeh realizacije sprejetih izboljšav je odvisen predvsem od odločnosti vodstva, da načrtovano tudi izpelje. Sprememba ustaljenih navad predstavlja napor, zato so izgovori zakaj zadanih nalog ni mogoče izvesti, stalni spremljevalec takšnih projektov.
mag. Primož Kunaver